Schlüsselübergabe-Protokoll Vorlage als PDF
Mit dieser Vorlage dokumentieren Sie, wer wann welche Schlüssel erhalten hat und bis wann sie zurückkommen sollen. Das PDF ist kostenlos, im A4-Format und lässt sich ausdrucken oder am PC ausfüllen.
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Wofür die Vorlage gedacht ist
Schlüssel wechseln häufiger den Besitzer, als man denkt: beim Einzug in eine Mietwohnung, für Handwerker, Reinigungskräfte, Nachbarn oder neue Mitarbeiter. Ohne Protokoll ist später oft unklar, wie viele Schlüssel ausgegeben wurden und wer sie noch hat.
Das Übergabeprotokoll hält die Beteiligten, den Anlass und jeden einzelnen Schlüssel mit Nummer und Anzahl fest. Beide Seiten bestätigen die Übergabe mit ihrer Unterschrift. Das schafft Klarheit für Vermieter, Hausverwaltungen, Unternehmen und Privatleute.
So nutzen Sie die Vorlage
- 01KopfbereichObjekt bzw. Adresse und Datum der Übergabe eintragen.
- 02BeteiligteÜbergebende und empfangende Person, den Anlass (z. B. Einzug, Handwerker, Reinigung) und das vereinbarte Rückgabedatum notieren.
- 03Übergebene SchlüsselFür jeden Schlüssel Tür bzw. Bezeichnung, Schlüsselnummer und Anzahl eintragen. Die Spalte „Zurück am“ füllen Sie bei der Rückgabe aus.
- 04HinweiseAnkreuzen, ob eine Sicherungskarte oder ein Schließplan vorhanden ist, dass Nachschlüssel nur mit Zustimmung angefertigt werden dürfen und Verluste sofort zu melden sind.
- 05BestätigungBeide Seiten unterschreiben die Übergabe.
Praktische Tipps
Übernehmen Sie die Schlüsselnummer, die meist in den Schlüssel eingeprägt ist, genau. Bei Schließanlagen lässt sich so später zuordnen, welcher Schlüssel zu welchen Türen passt. Ein Foto der übergebenen Schlüssel kann das Protokoll ergänzen.
Bewahren Sie das unterschriebene Original sicher auf und geben Sie der empfangenden Person eine Kopie. Tragen Sie die Rückgabe direkt im selben Protokoll ein, dann haben Sie den gesamten Verlauf auf einem Blatt. Die Sicherungskarte selbst sollte nicht mit den Schlüsseln weitergegeben werden.
Was die Vorlage nicht ersetzt
Das Protokoll dokumentiert die Übergabe, regelt aber keine Haftungsfragen. Was im Verlustfall gilt, ergibt sich aus Mietvertrag oder Vereinbarung; im Zweifel klärt das eine Anwaltskanzlei, die Vorlage ist keine Rechtsberatung. Geht ein Schlüssel einer Schließanlage verloren, kann ein Austausch von Zylindern nötig werden. Bei Schlüsselverlust oder für den Zylindertausch erreichen Sie den Schlüsseldienst von Stark365 unter 01577 – 720 83 00.
Häufige Fragen
Wann brauche ich ein Schlüsselübergabeprotokoll?
Immer dann, wenn Schlüssel an andere Personen gehen und später nachvollziehbar sein soll, wer welche erhalten hat: bei Ein- und Auszug, für Handwerker, Reinigungskräfte, Mitarbeiter oder Nachbarn, die während Ihrer Abwesenheit nach dem Rechten sehen.
Was gehört in das Protokoll?
Datum, Objekt, übergebende und empfangende Person, der Anlass sowie jeder Schlüssel mit Bezeichnung, Nummer und Anzahl. Dazu kommen ein Rückgabedatum, Hinweise zu Nachschlüsseln und Verlust sowie die Unterschriften beider Seiten.
Was passiert, wenn ein Schlüssel verloren geht?
Melden Sie den Verlust sofort der übergebenden Person, dem Vermieter oder der Hausverwaltung. Gehört der Schlüssel zu einer Schließanlage, kann ein Austausch von Zylindern nötig werden, damit Unbefugte keinen Zugang erhalten. Wer die Kosten trägt, hängt von den Vereinbarungen ab.
Kann ich die Vorlage am PC ausfüllen?
Ja, das PDF hat Formularfelder. Sie können die Schlüsseldaten am PC eintragen, das Blatt ausdrucken und bei der Übergabe von beiden Seiten unterschreiben lassen. Alternativ füllen Sie das ausgedruckte Blatt komplett von Hand aus.
